MacOS Automator – bortglömd men kraftull funktion

En ofta bortglömd eller okänd funktion i MacOS är programmet Automator, med vilken man enkelt kan automatisera en del arbetsmoment, och även få in i menyer i operativsystemet, eller köra som separata program.

Egen meny direkt i Finder med vanliga arbetsmoment i mitt arbete

Automator är på inget sätt nytt i MacOS, och går rent av att programmera manuellt med JavaScript och antagligen fortfarande även Apples eget skriptspråk AppleScript, om nu någon fortfarande minns och kommer ihåg det senare.

Men funktionerna är rätt kraftfulla och särskilt möjligheten att bygga enkla egna program eller att lägga in olika kortfunktioner i menyer. Man kan exempelvis göra detta för Quick Actions i filhanteringen Finder och även skapa utskriftsmenyer i print-dialogen.

Som rent program har jag nyligen slutligen slängt ihop en bokningsbekräftelse för bokbeställningar, som tar ett spårnings-ID från PostNord, sätter ihop ett mail med detta och mailar köparen.

Postnord

Inget konstigt alls egentligen, men en repetitiv uppgift som jag annars hanterar manuellt hundratals gånger varje år.

Jag har också sedan länge lagt in bildhanteringsmoment som jag ofta använder för bloggen, som att skala ner de numera extremt högupplösta bilderna till 1024 eller 2048 pixels breda bilder när jag släpar ut dem från t ex Apple Photos. Ett högerklick och menyval, så går ett foto från 10 Mb till 300 kb och är redo att användas på bloggen. På samma sätt kan jag med ett klick konvertera skärmdumpar till JPG-bilder, vilket exempelvis behövs för att kunna ladda upp dem till Instagram, eller för den delen minska utrymmesåtgången.

Men allra mest tidsbesparande är min printdialog, som jag använder när verifikat ska hamna i bokföringsmapparna. Dels min egen lokala kopia, och dels i mappen ute i molnet som min bokföringsfirma har tillgång till.

Tidigare har jag behövt kopiera filen två gånger, och flytta den till två olika platser. Dessutom ofta döpa om den, eftersom många leverantörer bara skickar fakturafiler som t ex heter “faktura.pdf”, och på inget sätt är unik. Vettigt hade ju annars varit att döpa fakturan till “aktiebolag_faktura_fakturanummer_datum.pdf” eller något i den stilen som skapar ett unikt filnamn. Men så gör de flesta inte.

Mitt Automator-menyval Save PDF to Bookkeeping

Så nu öppnar jag bara PDF:en i Preview eller skriver rent av ut fakturan eller vad det nu är  direkt från Safari, e-post osv, och väljer Save PDF to Bookkeeping i PDF-menyn.

Resultatet.

Resultatet blir två unika filer på två olika platser, med ett filnamn skapat utifrån mitt bolagsnamn, datum och klockslag på sekunden, plus eventuellt filnamn från leverantören. Därmed blir det inga dubletter att byta namn på, och jag sparar antagligen flera minuters arbete för varje enskilt verifikat som ska bokföras. Vilket i sin tur blir kanske ett tusental om året. Om arbetsgången normalt tar två minuter per verifikat och jag har tusen på ett år, så handlar det om 33 timmars besparad arbetstid om året, eller nästan en hel veckas arbete för en vanlig person.

Skriptet i Automator

Skriptet i Automator ser ut som ovan, och en PDF levereras in till skriptet från utskriftsdialogen.

Rätt smidigt och avstressande. Kanske inget man behöver bry sig om utifall att man inte använder sin Mac för arbetsuppgifter, men för min del sparar funktionen mycket tid, på en väldigt liten arbetsinsats, vilket ger mig mer tid till blogginlägg. Eller just nu bokskrivande. Underlagen till skärmdumparna är som ni ser skapade i december, och avsedda för att publiceras när jag har ont om tid nära deadline.

För övrigt är det där med deadline ett utfall av Parkinsons lag att en arbetsuppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den. Det går helt enkelt inte att vara klar i god tid före deadline.

Förskrivet inlägg som förstås publiceras klockan 15:56.